การเรียงและจัดกลุ่มข้อมูล

การเรียงและจัดกลุ่มข้อมูล (Sorting and Grouping) ต้องให้ความสนใจกับคุณลักษณะ Group On และ Group Interval เช่น ข้อมูลประเภท Data/Time

โดยเปิดรายงานที่ Design View แล้วไปที่เมนู View แล้วเลือก Sorting and Grouping  ( เลือกคำสั่ง View + Sorting and Grouping) หรือคลิกปุ่ม บนแถบเครื่องมือ

การกำหนดคุณสมบัติการจัดกลุ่มของพิจารณาคุณสมบัติการประยุกต์คุณสมบัติ Group On และ Group Interval และการพิมพ์ให้พิจารณาค่าคุณสมบัติ Keep together เช่น เมื่อจัดกลุ่มของเรคคอร์ดด้วยฟิลด์วันที่ จะสามารถจัดกลุ่มเรคคอร์ดในปีเดียวกันเป็น 2 ช่วงๆ ละ 6 เดือน โดยตั้งค่า Group On เป็น Month และ Group Interval เป็น 6

- Group On เป็นการระบุค่าที่ต้องการจัดกลุ่ม ลักษณะการจัดกลุ่มจะเป็นไปตามประเภทข้อมูลของ แต่ละฟิลด์ เช่น ข้อมูลประเภท Text สามารถกำหนดกลุ่มตามอักษรนำ (Prefix Character) ส่วนฟิลด์ประเภท Currency, AutoNumber, Number และ Date/Time สามารถกำหนดกลุ่มตามช่วงของข้อมูล

- Group Interval เป็นการระบุค่าที่มีอยู่จริงภายในช่วงของฟิลด์ หรือ Expression ที่ทำการจัดกลุ่ม

- Keep Together เป็นการระบุการวิธีการพิมพ์กลุ่มข้อมูล เช่น No เพื่อพิมพ์รายงานตามกลุ่มปกติ Whole Group เพื่อพิมพ์ข้อมูลในกลุ่มเดียวกันบนหน้าเดียวกัน With First Detail เพื่อส่วนหัวของกลุ่มที่เรคคอร์ดของหน้า