การจัดการฐานข้อมูลด้วยคำสั่งของเมนู
Tools
เมนู Tools ของ
Access เป็นที่รวมคำสั่งที่ใช้การจัดฐานข้อความ
การอำนวยความสะดวก
การวิเคราะห์ฐานข้อมูล
รวมถึงการบำรุงรักษา
ดังนั้น
จึงจำเป็นต้องทำความรู้จักเพื่อใช้ประโยชน์ในการสร้างประสิทธิภาพของฐานข้อมูล
1. การประยุกต์ร่วม
เป็นฟังก์ชันที่ใช้ร่วมกันชุด
Microsoft Office
-
Spelling เป็นเรียกใช้การสะกดคำของ
Office มาใช้งาน
-
Autocorrect เป็นการเรียกใช้การแก้ไขคำผิดอัตโนมัติของ
Office มาใช้งาน
-
Office link เป็นการใช้โปรแกรม
Microsoft Word และ Excel มาแสดงผลข้อมูลของอ๊อบเจค
-
Online Collaboration (การร่วมมือกันแบบออนไลน์)
เป็นการนำ Net meeting มาประยุกต์ในการทำงานร่วมกันเพื่อแก้ไข
Access ผ่านระบบเครือข่าย
2. Relationships
Relationships (ความสัมพันธ์)
เป็นการเปิด Relationship Windows เพื่อใช้ในการสร้างหรือแก้ไขความสัมพันธ์ของ
Table
3. Analyze
Analyze เป็นคำสั่งช่วยในการวิเคราะห์ฐานข้อมูลและอ๊อบเจคที่สร้างขึ้นมา
-
Table เป็นการวิเคราะห์สารสนเทศที่จัดเก็บได้ใน
Table และแนะนำการแก้ไขด้วยการแยกฐานข้อมูลใหม่
วิธีการวิเคราะห์ Table ให้ทำตาม
Wizard
-
Performance เป็นการวิเคราะห์สมรรถนะการทำงาน
โดยพิจารณาการประยุกต์ดัชนี
(Index) และการกำหนดความสัมพันธ์
(Relationship) ของฐานข้อมูล
วิธีการวิเคราะห์ Performance ให้ทำตาม
Wizard
4. Database Utility
Database Utility เป็นกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการบริหารและบำรุงรักษาฐานข้อมูล
-
Converted Database สำหรับแปลงฐานข้อมูล
Access เวอร์ชันเก่า
เช่น Access 97 มาเป็น Access
2000 และ การแปลง Access 2000
กลับไปเป็น Access 97
-
Compact Database เป็นคำสั่งที่สำคัญใช้ในการบำรุงรักษาฐานข้อมูล
คำสั่งนี้จะทำหน้าที่ขจัดอ๊อบเจคชั่วคราว(Temporary
object)
และซ่อมดัชนีของฐานข้อมูลไปพร้อมๆ
กัน การ Compact Database เป็นงานที่สำคัญที่ต้องทำอยู่เสมอ
ดังนั้น Access 2000
ได้เพิ่มความสะดวกให้กับ
ผู้ใช้งาน
โดยสามารถกำหนดคำสั่งให้ Compact
Database ทุกครั้งที่ปิดโปรแกรมในเมนู
Option แต่จะใช้เวลาในการ
Compact Database ก่อนปิดฐานข้อมูล
ซึ่งระยะเวลาขึ้นกับขนาดฐานข้อมูล
-
Link Table Manager เป็นคำสั่งที่ใช้ในการปรับปรุงการเชื่อม
(Link) ของฐานข้อมูลที่เป็นลูกข่ายกับฐานข้อมูลหลักที่เก็บ
Table เนื่องการเชื่อม
Table Access จำพาร์ทของฐานข้อมูล
เมื่อมีการย้ายฐานข้อมูลไปที่ใหม่จำเป็นต้องปรับการเชื่อมโยงไฟล์โปรแกรม
กับฐานข้อมูลจากพาร์ทเดิมให้เป็นพาร์ทใหม่
-
Database Splitter เมื่อมีการสร้างฐานข้อมูลมีทั้ง
Table และอ๊อบเจคอื่นๆ
(เช่น คิวรี่ ฟอร์ม)
แล้วมีความต้องการแยกเก็บระหว่างไฟล์ที่เป็นฐานข้อมูล
และไฟล์ประยุกต์ที่เก็บเฉพาะอ๊อบเจคอื่นๆ
เพื่อความสะดวกในการปรับปรุงโปรแกรม
คำสั่งนี้จะทำการแยกเป็นฐานข้อมูลเก็บเฉพาะ
Table และฐานข้อมูลที่มีเฉพาะอ๊อบเจคอื่นๆ
แต่จะเชื่อม Table จากฐานข้อมูลที่มีเฉพาะ
Table มายังฐานข้อมูลที่มีเฉพาะอ๊อบเจคอื่นๆ
โดย อัตโนมัติ
-
SwitchBoard Manager เมื่อมีการสร้างอ๊อบเจคต่างๆ
เรียบร้อยแล้ว
การสร้างฟอร์มเพื่อทำหน้าที่เป็นเมนูหลักในการเปิดฟอร์ม
รายงาน หรืออ๊อบเจคอื่นๆ
จะเป็นการกำหนดขั้นตอนการติดต่อกับฐานข้อมูล
ใน Access มีคำสั่ง Switchboard
Manager เพื่อช่วยในการสร้างเมนูหลัก โดย Switchboard มี Table
ชื่อ Switchboard ทำหน้าที่เก็บคำสั่ง
ชื่อเมนู และหน้าที่
ประกอบของ Switchboard มีอยู่ 2
ส่วนสำคัญ
1. Switchboard Page เป็นฟอร์มที่ทำหน้าที่เป็นเมนู
สามารถจัดสร้างเป็นเมนูย่อยได้หลายระดับ
2. Switchboard Item เป็นคำสั่งที่ทำงานกับอ๊อบเจค โดย Item ที่สร้างขึ้นอยู่ใน Switchboard Page
-
Uprising ถ้าระบบใหญ่ขึ้นมากๆ
ความสามารถของ Access จะลดลง
และในหน่วยงานมีการใช้ระบบ
SQL Server ก็สามารถแปลงจากฐานข้อมูล
Access ไปยัง SQL Server โดยการใช้คำสั่ง
Uprising
-
Make MDE File การแปลงฐานข้อมูลจากไฟล์
MDB ให้เป็นไฟล์ MDE
เป็นประโยชน์ในกรณีที่โปรแกรม
มีการใช้คำสั่ง Visual Basic การแปลงเป็นไฟล์
MDE จะทำการคอมไพล์คำสั่ง
Visual Basic ทำให้มองไม่เห็น
และ ไม่สามารถแก้ไขคำสั่ง
Visual Basic เพื่อป้องกันโปรแกรม
ขณะเดียวกันจะลดขนาดไฟล์
และใช้หน่วยความจำได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
|
