วิธีการจัดกลุ่ม ควรจัดกลุ่มข้อมูลในแต่ละ Table ควรให้มีเพียงวัตถุประสงค์เดียว เพื่อความสะดวกใน การจัดทำขั้นตอนการทำงาน และการประมวลผลข้อมูล

การจัดกลุ่มข้อมูล ถ้าการจัดกลุ่มข้อมูลในแต่ละ Table ทำได้ถูกต้อง ฟิลด์ทุกฟิลด์จะต้องมีข้อมูลที่นำไปเก็บ และข้อมูลแต่ละข้อมูล จะต้องมีการบันทึกเพียงครั้งเดียว
ถ้าแต่ละเรคคอร์ดที่เพิ่มเข้าไปแล้ว ปรากฏมีฟิลด์ว่าง ไม่ได้ใช้เก็บข้อมูล แสดงว่าฟิลด์ที่กำหนดนั้น อาจจะมีความสัมพันธ์ กับข้อมูลกลุ่มอื่น มากกว่าจัดเก็บใน Table ที่กำหนดไว้
ถ้าการบันทึกข้อมูล พบว่ามีฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่ง มีการบันทึกมากกว่า 1 ครั้ง ควรพิจารณาว่า ฟิลด์นั้นมีความเหมาะสม ที่จะอยู่ใน Table ใดมากกว่า และสามารถส่งข้อมูลไปยัง Table ที่เรียกใช้ด้วยคิวรี่ เพื่อการแสดงผลของ 2 Table เป็นกลุ่มข้อมูล (Recordset)

ข้อมูลกลุ่มเดียวกันควรเก็บด้วยกัน ในบางกรณีอาจจะมีบาง Table ที่มีฟิลด์ต่างๆ เหมือนกันทั้งหมด แต่มีการแยกข้อมูล เช่น การสร้าง Table ใบสั่งซ่อมเดือนมกราคม ใบสั่งซ่อมเดือนกุมภาพันธ์ ในลักษณะนี้ Table ควรรวมกัน แล้วการแยกเป็นรายเดือนด้วยคิวรี่ เพราะต้องคำนึงว่าการวิเคราะห์เงื่อนไขอื่นจะทำได้ยาก เช่น การวิเคราะห์เป็นรายไตรมาส รายปี หรือ ประวัติรวมของเครื่องจักร

กลุ่มข้อมูลค่าคงที่ จะช่วยในการเก็บรายละเอียดของค่าคงที่ต่างๆ เพื่อสามารถทำให้ข้อมูลในแต่ละ ฟิลด์มีความเหมือนกัน โดยการใช้เครื่องมือ เช่น Combo Box และลดความซ้ำซ้อนในการเก็บข้อมูล ซึ่งคิวรี่สามารถ ทำหน้าที่โดยไม่จำเป็นต้องมีการเก็บค่า

ข้อมูลแต่ละฟิลด์ใน Table เดียว ควรสอดคล้องกับจุดมุ่งหมายของ Table ในการเก็บสารสนเทศ

ค่าที่มาจากคำนวณ ไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ใน Table เช่น ผลรวมสามารถใช้ [ราคาต่อหน่วย] * [จำนวน] หรือจำนวนวันซ่อม สามารถใช้ [วันที่ซ่อมเสร็จ] - [วันที่แจ้งซ่อม] ซึ่งคิวรี่สามารถทำหน้าที่ได้ โดยไม่จำเป็นต้องเก็บค่าลักษณะนี้

เก็บค่าเท่าที่จำเป็น เช่น ชื่อพนักงานใน Table ต่างๆ สามารถเก็บเฉพาะรหัสพนักงาน แต่เมื่อต้องการ แสดงรายละเอียดของพนักงาน ให้ใช้คิวรี่เชื่อมระหว่าง Table ที่เก็บรายละเอียดพนักงานกับ Table ที่เก็บเฉพาะรหัสพนักงาน แล้วให้แสดงผลลัพธ์และข้อมูลที่ต้องการออกมา ทำให้ไม่จำเป็นต้องเก็บค่าเดียวในหลายๆ แห่ง